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EVOLUTION DE LA DEDUCTION POUR FRAIS PROFESSIONNELS : QUELS IMPACTS SUR VOS COTISATIONS SOCIALES ?

L’administration a fait évoluer sa doctrine relative à la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels (DFS). L’application de ce dispositif devient plus délicate et certaines évolutions pourraient amener les Urssaf à procéder à des redressements.

1 – Qu’est que la DFS ?

La DFS, applicable à certaines professions, permet d’appliquer un abattement sur l’assiette des cotisations sociales, amenant à une baisse des cotisations sociales à verser.

Exemple : les ouvriers du bâtiment peuvent se voir appliquer un abattement de 10 % ; les VRP, un abattement de 30 %.

La DFS pratiquée dans le secteur de la propreté résulte d’une tolérance de l’administration. Cette tolérance va disparaitre progressivement.

Cela suppose de remplir des conditions dont certaines évoluent.

2 – Quelles sont les évolutions récentes ?

  • Des frais doivent être « supportés » par le salarié

L’administration subordonne l’application de la DFS au fait que le salarié concerné supporte effectivement des frais professionnels. Elle indique ainsi qu’en l’absence de frais effectivement engagés ou en cas de prise en charge ou de remboursement par l’employeur de la totalité des frais professionnels, la DFS n’est pas applicable.

 

Cette évolution est entrée en vigueur le 1er avril 2021. Toutefois, en cas de contrôle relatif à des périodes courant jusqu’au 31 décembre 2022, l’organisme procédera uniquement à une demande de mise en conformité pour l’avenir.

  • Les modalités de recueil de l’accord du salarié sont modifiées

En l’absence d’accord collectif ou des représentants élus du personnel, l’employeur doit obtenir l’accord individuel de chacun des salariés concernés. L’administration exige que cet accord soit obtenu tous les ans après information du salarié des conséquences qu’emporte son acceptation sur ses droits sociaux. Il est nécessaire de conserver la preuve de cette information et de cet accord annuel.

 

Cette évolution est entrée en vigueur le 1er avril 2021, avec une période de tolérance jusqu’au 31 décembre 2022.

  •  De nouveaux éléments devant être soumis aux cotisations sociales

L’interdiction de cumul (entre DFS et remboursement des frais professionnels) conduit à réintégrer certaines sommes dans l’assiette de cotisations avant l’application de l’abattement.

La notion de frais d’entreprise a été supprimée de la doctrine de l’administration. De ce fait, certains frais qui étaient auparavant exonérés de cotisations sociales doivent être intégrés dans l’assiette des cotisations sociales en cas d’application d’une DFS.

 

Exemples :

    • Les dépenses engagées par le salarié pour l’acquisition de cadeaux offerts à la clientèle, en vue de la promotion de l’entreprise ;
    • les dépenses (transport, frais de location, etc.) engagées par un salarié dans le cadre de sa participation, à titre exceptionnel et à la demande de son employeur, à des manifestations organisées dans le cadre de la politique commerciale de l’entreprise (cocktail, réception…), alors que l’exercice normal de sa profession ne le prévoit pas ;
    • les dépenses engagées par le salarié à l’occasion de repas d’affaires dûment justifiés, sauf abus manifeste ;
    • les dépenses engagées par le salarié à l’occasion de voyages d’affaires ou de stimulation, de séminaires, formations, etc., lorsqu’elles sont dûment justifiées ;
    • les dépenses de mise à disposition de vêtements de travail (vêtements de protection individuelle ou vêtements de type uniforme).

 

Par ailleurs, l’administration indique qu’il convient de soumettre aux cotisations sociales les frais professionnels directement pris en charge par l’employeur, préalablement à l’application de la déduction.

Exemple : paiement direct de la nuit d’hôtel ou du repas au restaurant au moyen d’une carte bancaire de l’entreprise.

 

Ces évolutions s’appliquent depuis le 1er avril 2021. Il n’est pas prévu de période de tolérance.

  • L’inapplication de la DFS en cas d’absence du salarié

L’administration considère que la DFS ne peut pas être appliquée lorsque le salarié est absent, même en cas de maintien de salaire, puisque cette absence ne peut pas générer de frais professionnels. Cette règle modifie les pratiques en paie et suppose que la DFS ne s’applique pas à certains éléments de rémunération.

 

L’évolution de la doctrine de l’administration concernant la DFS remet en cause les pratiques antérieures et pose de multiples questions.

Par ailleurs, ces évolutions nécessitent pour le traitement des paies, la transmissions de nouvelles informations au cabinet d’expert-comptable et la conservation de nombreux documents dans l’éventualité d’un contrôle Urssaf.

Afin de sécuriser les bulletins de paie de l’entreprise, prenez contact avec votre
expert-comptable !

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