Ces dispositions sont applicables depuis le 1er janvier 2009.
Quelle base ?
Cette prise en charge obligatoire par l’employeur s’effectue sur la base des tarifs de deuxième classe. Pour le salarié qui souscrit un abonnement de première classe, la prise en charge se fait sur la base du tarif de deuxième classe.
Quels justificatifs ?
La prise en charge obligatoire des frais de transport n’entre pas dans l’assiette des cotisations et contributions sociales, à la condition qu’une copie de l’abonnement souscrit par le salarié puisse être fournie à l’administration. (Pour les services publics de location de vélo de type Vélib, une attestation sur l’honneur du salarié stipulant qu’il est titulaire de l’abonnement suffit). Vous devrez donc conserver les copies de tous les titres de transport que vous prenez en charge et devrez les présenter en cas de contrôle URSSAF ou contrôle fiscal.
Le titre de transport doit permettre d’identifier le salarié, donc pour les cartes de bus avec coupons mensuels ne mentionnant pas le nom du bénéficiaire, vous devrez prendre une copie de la carte (qui identifie le bénéficiaire), mais également une copie de chaque coupon mensuel (qui justifie la dépense engagée par le salarié), que vous conserverez ensemble en vérifiant que le N° de la carte corresponde bien au N° porté sur chaque coupon mensuel.
Quelle information ?
Vos salariés doivent impérativement être informés de cette disposition. Nous vous conseillons donc d’ajouter une note à ce sujet sur votre tableau d’affichage. Au mieux, vous remettrez cette note en main propre à chaque salarié et en conserverez la copie signée afin de pouvoir prouver, si besoin, que vous avez tout mis en œuvre pour respecter l’obligation. Vous veillerez également à fournir cette information à chaque nouveau salarié lors de son embauche.
Cette prise en charge doit obligatoirement être mentionnée sur le bulletin de paye. A défaut, l’employeur encourt l’amende prévue pour les contraventions de 3ème classe (450 euros).
Afin de remplir cette obligation, il vous appartiendra donc de rajouter sur l’état préparatoire des salaires le coût du titre de transport pour chaque salarié concerné, afin de nous permettre de reporter le remboursement de 50% sur le bulletin de paye.
Votre expert-comptable reste à votre écoute pour vous accompagner dans le déploiement de cette obligation.
