1 – Qui est concerné par l’obligation d’utiliser un logiciel ou système de caisse ?
Sont principalement concernés par l’obligation d’utiliser un logiciel ou un système de caisse sécurisé, les professionnels à la TVA qui réalisent des opérations avec des particuliers.
En revanche, ne sont pas concernés par cette obligation :
- les professionnels non soumis à la TVA (relevant de la franchise en base ou exonérés de TVA) ;
- les professionnels dont les clients sont exclusivement des professionnels.
2 – Est-il obligatoire d’acquérir un logiciel ou système de caisse sécurisé ?
Les nouvelles règles ne créent pas l’obligation de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse sécurisé pour réaliser ses encaissements. Toutefois, dès lors qu’il dispose d’un logiciel ou d’un système de caisse qui dispose d’une fonctionnalité de caisse, il doit être certifié.
Remarque : cette obligation vise tous les logiciels qui enregistrent des paiements, quel que soit le mode de règlement.
3 – Quels sont les logiciels concernés ?
L’obligation vise tous les logiciels et systèmes qui comprennent une fonctionnalité de caisse. Le système informatique doit mémoriser et enregistrer extra comptablement les paiements des clients. Dès lors que celui-ci ne déclenche pas obligatoirement, instantanément et automatiquement une écriture comptable, il n’est pas concerné par l’obligation de certification.
Remarque : tous les logiciels qui disposent d’une fonctionnalité de caisse sont concernés, peu importe leur qualification. Pour les logiciels multi-fonctions, seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement sont à certifier.
Les logiciels ou systèmes de caisse doivent respecter les conditions de sécurisation suivantes :
- inaltérabilité (rendre inaltérables les données d’origine relatives aux règlements) ;
- sécurisation (sécuriser les données d’origine et de modification et celles permettant la production des pièces justificatives émises) ;
- conservation (conserver toutes les données enregistrées ligne par ligne, ainsi que pour les systèmes de caisse, les données cumulatives et récapitulatives calculées par le système) ;
- archivage (archiver les données enregistrées selon une périodicité choisie).
4 – Quelles sont les justifications à produire ?
Pour s’assurer que leur logiciel ou système de caisse est sécurisé, les contribuables doivent obtenir :
- une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel ou du système de caisse concerné, selon un modèle fixé par l’administration ;
- ou un certificat délivré par un organisme accrédité.
- En pratique, c’est à l’éditeur de remettre à l’assujetti ce document. Toutefois, c’est à ce dernier de s’assurer qu’il dispose du certificat ou de l’attestation correspondant à la version du logiciel qu’il utilise. Si ce n’est pas le cas, c’est à l’assujetti de demander à l’éditeur de lui remettre ce document ou de refaire certifier la dernière version de son logiciel.
5 – Quelles sont les sanctions encourues ?
En cas de contrôle, l’absence d’attestation ou de certification sera soumise à une amende de 7 500 € par logiciel ou système non utilisé, le contrevenant devant régulariser sa situation dans les 60 jours.
Afin de bien maîtriser ces nouvelles obligations, n’hésitez pas à contacter votre expert-comptable pour un diagnostic personnalisé !
